10 Goldene Regeln für die Erstellung eines Newsletters

Newsletter haben sich mittlerweile als Informations- und Vertriebs-Tool etabliert – vorausgesetzt, sie werden richtig eingesetzt. Berücksichtigt man die Grundregeln nicht, verfehlt ein Newsletter schnell sein Ziel und landet als Werbe-Mail im Papierkorb des Empfängers. Was gilt es also zu beachten?

1. Die Eintrittskarte: Ansprechendes Design
Der Newsletter sollte optisch ansprechend gestaltet sein. Nur so sticht er aus der Masse der Informationsnachrichten heraus. Kreieren Sie einen Eyecatcher, an dem Betrachter haften bleibt.

2. Texte: In der Kürze liegt die Würze
Der Newsletter sollte dem Leser einen Mehrwert bieten – bloße Eigenwerbung wirkt abschreckend und auf Dauer langweilig. Der Leser sollte sachlich und prägnant informiert werden. Formulieren Sie aussagekräftige Headlines. Liefern Sie ihm als Experte auf Ihrem Gebiet wichtige Tipps, so dass er den Newsletter abspeichert, anstatt ihn in den Papierkorb zu befördern.

3. Aktion und Response erzeugen
Bieten Sie Ihren Empfängern die Möglichkeit zu (re)agieren – beispielsweise in Form eines Gewinnspiels oder einer Umfrage (etwa zu Ihrem Produkt oder Spezialgebiet). So ist der Anreiz hoch, sich mit der Thematik auseinanderzusetzen und die Vorfreude auf Ihren nächsten Newsletter ist gegeben.

4. Bringen Sie sich ins Gedächtnis
Nicht nur für Bestandskunden eignet sich der Newsletter als Informationsmedium und trägt damit zur Kundenbindung bei, sondern auch zur Vertriebsunterstützung. Sammeln Sie Kontakte (z.B. auf Messen) und zeigen Sie durch regelmäßige Informationen Kompetenz. So bleiben Sie im Gedächtnis. (Hierzu bitte Punkt 5 beachten!)

5. Vorsicht bei der Adressdatensammlung
Der Aufbau einer umfassenden Datenbank ist Grundvoraussetzung für einen erfolgreichen Newsletter. Bringen Sie sich rechtlich jedoch auf die sichere Seite: Grundsätzlich ist zur Nutzung der Daten eine Einwilligung des Empfängers erforderlich (Bei Bestandskunden gilt eine Sonderregelung). Zur Legitimierung gibt es verschiedene Verfahren: Opt-In, Confirmed Opt-In und Double-Opt-In. Wir empfehlen letzteres, da dies seitens des Gesetzgebers als zulässig bestätigt wurde.

6. Double-Opt-In-Verfahren
Das Prinzip: Der Empfänger wird kontaktiert oder im Zuge eines Formulars zum Häkchen-Setzen aufgefordert. Danach erhält er eine Begrüßungsnachricht mit der Aufforderung, einen Link anzuklicken. Erst durch das Anklicken desselben wird der Empfang elektronischer Post aktiviert – der Interessent kann hier zustimmen oder ablehnen. So wird ausgeschlossen, dass die E-Mail-Adresse ohne das Einverständnis des Empfängers verwendet wird.

7. Nicht im Spam-Ordner landen
Es gilt außerdem einige technische Grundregeln zu beachten, damit der Newsletter nicht automatisch im Spam-Ordner landet und korrekt dargestellt wird. Er sollte z.B. für möglichst viele unterschiedliche Mail-Programme optimiert sein. Die Datenmenge sollte 500 kb nicht überschreiten. Daher ist es ratsam, Bilder nicht mitzuschicken, sondern zum Herunterladen anzubieten. Möglichst keine Anhänge (beispielsweise PDF-Newsletter mitschicken), da diese oft als Spam identifiziert werden.

8. Abmeldemöglichkeit einrichten
Bieten Sie dem Empfänger jederzeit die Möglichkeit, durch Anklicken eines integrierten Abmelde-Buttons den Newsletter wieder abzubestellen. Löschen Sie diese Daten konsequent aus der Datenbank, um keine Abmahnung zu riskieren.

9. Auf Feedback reagieren
Viele Unternehmen begehen den Fehler, den Posteingang ihrer Absender-Adresse nicht regelmäßig zu kontrollieren. Hier könnten beispielsweise Kundenanfragen eingehen. Die meisten Empfänger klicken auf „antworten“, wenn sie in Kontakt treten möchten.

10. Regelmäßig, aber Qualität statt Quantität
Bestimmen Sie einen sinnvollen Turnus für den Versand des Newsletters und halten Sie diesen möglichst ein. Nur durch Kontinuität können Sie ein ernst zu nehmendes Informationsmedium etablieren, auf das sich der Empfänger verlassen kann. Aber wählen Sie einen zeitlichen Abstand, der dem Leser Raum lässt. Täglicher oder wöchentlicher Versand ist nicht empfehlenswert. So verliert Ihr Newsletter an Wertigkeit. Qualität, statt Quantität setzt sich hier durch.